Software de Gestión documental, desarrollo FactoríaBIZ

20/12/2018 |

¿Deseas mejorar los procesos en tu empresa con herramientas tecnológicas que te permitan automatizar procesos? Hoy te hablamos de la gestión de documentos en la empresa y cómo un software, puede ayudarte a pasar de procesos manuales a procesos automáticos consiguiendo mejoras en diferentes áreas de tu empresa.

Software de Gestión documental, desarrollo FactoríaBIZ

?¿Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos. Cualquier empresa con volumen documental tiene la oportunidad de mejorar sus procesos en este sentido.

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). En países hispanos, utilizamos el término gestión documental, aunque con las características actuales de las empresas, es más correcto usar el término anglosajón Enterprise Content Management –ECM–, dado que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden sólo con lo que conocemos como “documento” (Imágenes, vídeos, planos, etc.).

Para las empresas, la implantación de un software de gestión documental significa una reducción importante de costes y un sistema global robusto e integrado en su sistema de información.

¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Inteligente?

Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de la gestión de contenidos empresariales (ECM) tales como la captura, las búsquedas y la gestión.

  1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.
  2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas.
  3. Hacer llegar la información a quién la necesita: Ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o enviando información extraída de documentos a sistemas externos.
  4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría una persona.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

  1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
  2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
  3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
  4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
  5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual(PricewaterhouseCoopers).
  6. Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
  7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
  8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
  9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
  10. El coste de las oficinas ha subido un 19%

 

 

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un sistema de Gestión Documental.